Simples Nacional: apuração mensal, anexos e como pagar menos legalmente

Conteúdo revisado por Leonardo

Contador responsável · CRC/MG 107933 · L&F Gestão Contábil

O Simples Nacional é o regime para empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões por ano. O imposto é apurado todo mês no PGDAS-D e pago em guia única (DAS), com alíquota que depende do anexo da atividade e da receita dos últimos 12 meses (RBT12). Empresas de serviço ainda têm o fator r: se a folha de pagamento representa 28% ou mais do faturamento, a tributação pode cair do Anexo V para o Anexo III — uma diferença que chega a vários pontos percentuais de imposto.

Como funciona a apuração mensal (PGDAS-D)

Todo mês, a receita da empresa é declarada no PGDAS-D, separada por tipo (serviços, comércio, com ou sem retenção de ISS) e por anexo. O sistema calcula a alíquota efetiva com base na RBT12 e gera o DAS. Erros comuns — receita no anexo errado, ISS retido não informado, receita omitida — geram imposto a mais ou notificação da Receita depois.

Fator r: o detalhe que muda tudo para serviços

Atividades como academias, clínicas, agências e consultorias podem ser tributadas no Anexo III (alíquotas menores) ou no Anexo V (maiores), dependendo do fator r. O cálculo é refeito todo mês — e com planejamento de pró-labore e folha, muitas empresas conseguem se manter no Anexo III legalmente. Sem acompanhamento, é comum pagar Anexo V sem necessidade.

Retenções que a sua empresa precisa observar

Notas de serviço podem ter retenção de ISS conforme o município do tomador, e serviços recebidos podem exigir retenção de IRRF, INSS e contribuições. Ignorar retenção obrigatória gera passivo; informar retenção que não existe gera imposto pago em dobro. A conferência nota a nota é parte da apuração bem-feita.

Os anexos do Simples e as alíquotas iniciais

As alíquotas acima valem para a primeira faixa de faturamento e crescem conforme a receita acumulada dos últimos 12 meses. O ponto que mais importa: a diferença entre começar em 6% (Anexo III) ou em 15,5% (Anexo V) para a mesma empresa de serviços — e é exatamente isso que o fator r decide.

Como a alíquota efetiva é calculada

O Simples não aplica a alíquota da tabela diretamente. O cálculo usa a fórmula (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12, onde RBT12 é a receita bruta dos últimos 12 meses. Na prática, isso significa que sua alíquota real muda todo mês conforme o faturamento acumulado se move — e que apurar com RBT12 errado (por receita omitida ou lançada em duplicidade) distorce o imposto por meses seguidos. É por isso que a conferência mensal nota a nota não é luxo, é proteção.

Fator r na prática: um exemplo

Imagine uma clínica que fatura R$ 40 mil por mês. Se a folha de pagamento (incluindo pró-labore e encargos) somar R$ 11.200 ou mais — ou seja, 28% do faturamento — a empresa é tributada pelo Anexo III, começando em 6%. Se a folha ficar em R$ 8 mil (20%), cai no Anexo V, começando em 15,5%. A diferença pode passar de R$ 3 mil por mês para o mesmo negócio. Ajustar o pró-labore para cruzar a linha dos 28% custa um INSS adicional bem menor que a economia gerada — esse é o tipo de cálculo que refazemos todo mês para os clientes da L&F.

Prazo de pagamento

O DAS apurado no PGDAS-D vence todo dia 20 do mês seguinte ao faturamento. Atraso gera multa e juros automáticos — e apuração feita em cima da hora é onde nascem os erros de anexo e de retenção. Nosso fluxo automatizado apura com antecedência, confere e entrega a guia pronta no seu WhatsApp.

Quem pode optar pelo Simples Nacional em 2026

Nem toda empresa pode entrar no Simples, mesmo faturando dentro do limite de R$ 4,8 milhões. Além do teto de faturamento, a Lei Complementar 123/2006 exige que a empresa não se enquadre em nenhuma vedação — e é aqui que muita gente é pega de surpresa depois de já ter aberto o CNPJ com um CNAE errado.

Atividades que impedem a opção

Ficam de fora do regime, entre outras: bancos, cooperativas de crédito, corretoras e demais instituições financeiras; produção ou venda no atacado de bebidas alcoólicas, cigarros, armas e munições; e atividades de loteamento e incorporação de imóveis. A regra vale mesmo que a empresa não exerça a atividade na prática — basta o CNAE vedado constar no cadastro do CNPJ para travar a opção.

Restrições pela estrutura societária

Também não entram no Simples empresas com sócio que seja outra pessoa jurídica, sócio residente no exterior, empresas constituídas como Sociedade Anônima, cooperativas (exceto as de consumo) e empresas resultantes de cisão nos últimos 5 anos. Cada um desses pontos vale a pena checar antes de formalizar a sociedade, não depois.

Situação fiscal em dia

Débitos em aberto com União, Estados ou Municípios — sem parcelamento ativo — também impedem o ingresso. A boa notícia é que, enquanto o prazo de opção não vence, dá pra regularizar as pendências e seguir com o pedido normalmente.

Erros comuns que geram multa ou dor de cabeça

• Apurar no anexo errado e pagar alíquota maior do que a devida por meses seguidos.
• Ignorar o fator r e permanecer no Anexo V quando a empresa poderia estar no Anexo III.
• Não informar ISS retido na nota e pagar o imposto duas vezes.
• Estourar sublimites ou o teto do Simples sem planejamento e ser excluído do regime.

Como a L&F Gestão Contábil resolve isso pra você

A apuração do Simples Nacional é a rotina central da L&F: conferimos a apuração dos nossos clientes de Belo Horizonte e Nova Lima cruzando as notas de entrada e saída com o PGDAS-D, validando anexo, fator r e retenções todo mês. Nosso processo é automatizado — o que garante consistência — e revisado por contador, o que garante que sua empresa pague exatamente o que deve, nem um real a mais.

Perguntas frequentes

O que é a alíquota efetiva do Simples?

É a alíquota real aplicada sobre a receita do mês, calculada a partir da tabela do anexo e da receita dos últimos 12 meses (RBT12). Ela cresce conforme o faturamento acumulado.

Posso mudar de anexo?

O anexo decorre da atividade e, nos serviços, do fator r — que é recalculado mensalmente. Com planejamento de folha e pró-labore, a mudança para um anexo mais barato pode ser legítima e recorrente.

Paguei imposto a mais, dá pra recuperar?

Sim. Apurações dos últimos 5 anos podem ser retificadas e o valor pago a maior, restituído ou compensado.

Toda empresa pode optar pelo Simples?

Não — há limites de faturamento, atividades impeditivas e restrições societárias. A opção é feita em janeiro ou na abertura da empresa.